Last update: September 23, 2024
The objective of this Privacy Policy is to inform users of our site www.impbeauce.com of the personal data we collect as well as their use.
Impressions de Beauce inc strictly complies with Quebec law 25 regarding the protection of personal data.
This privacy policy also details our commitment and the measures taken to ensure the security of your personal information.
In this Policy:
- “Personal information” means any information which concerns a natural person and allows them to be identified.
- “You” refers to you as a client, supplier or employee of Impressions de Beauce or as a user of one of its services (the “Services”).
The following articles provide you with information on:
- The nature of the Personal Information we collect and the means by which we do so;
- The scope of your consent;
- The security and governance measures we follow to protect them;
- The purposes of their use
- How we communicate and store them;
- Your rights regarding them as well as how to exercise them.
RESPONSIBILITY
Impressions de Beauce inc has designated one or more individuals responsible for compliance with this Policy.
The responsibility for ensuring compliance by Impressions de Beauce inc with the Policy lies with the designated person(s), even if other people within Impressions de Beauce inc may be responsible for the daily collection and processing of Personal Information. Other people within Impressions de Beauce inc. may also be delegated to act on behalf of the designated person(s).
Protection of personal information
The name or title and address of the person responsible for the policies and practices of Impressions de Beauce inc and to whom complaints and requests for information should be sent is:
- Sophie Gagnon, administrative assistant,
Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. 418 774-5565 ext. 6
For any questions or requests relating to the Policy, you can send to that person an email.
POLICY CONTENT
Personal information we collect
“Personal information” means any information relating to a natural person and which allows, directly or indirectly, to identify them. We only collect Personal Information about you that is necessary to establish, manage and maintain the relationship we have with you.
Regarding orders and online orders, we may collect:
- Your first and last name, your postal address, your email address and your telephone number.
Regarding the customer account opening form, we may collect:
- Your first and last name, your postal address, your email address, your telephone number, your credit references and consult your registration with the business registrar.
This information is collected to enable us to provide you with a service and follow up with you during your purchases.
Regarding supplier accounts, we may collect:
- Name of the entity, first and last name of the person responsible, postal address, email address, telephone number and bank details.
This information is collected to enable us to process payments.
Regarding employee files, we can collect:
- Your curriculum vitae, your first and last name, your postal address, your social insurance number, your date of birth, your email address, your telephone number, your bank details. For group insurance: your state of health, the name of the shareholders and the name of your beneficiaries.
This information is collected to allow us to run payroll, manage the group insurance plan and produce our tax obligations.
Your consent
Your consent to the collection, use or communication of your Personal Information must be manifest, free and informed. It must be given for the purposes and objectives identified in this Policy.
In this regard, this Policy is written in clear terms, to facilitate understanding. However, if any ambiguities remain, you can contact our personal information protection manager whose contact details are available at the top of this policy. Depending on the nature and sensitivity of your Personal Information, your consent may be explicit and expressed expressly (such consent may be given verbally, in writing or electronically) or implicitly (when you voluntarily provide Personal Information For example).
For Personal Information collected through the offsetbeauce.com website, this Policy serves as a request for consent. In other words, by using the Website you consent to your Personal Information being used in accordance with this Policy. If you do not agree to this, please stop using the website. You may withdraw your consent at any time, subject to applicable legal restrictions and reasonable notice. Please note that if you choose to withdraw your consent to the collection, use or disclosure of your Personal Information, certain features of our website may no longer be accessible or we may no longer be able to offer you some of our services.
Security and governance
Information security is a priority for us. In addition to the administrative measures that we detail in the articles that follow, we have implemented physical and technological measures that are reasonable taking into account the sensitivity of the Personal Information, its use, its quality, its distribution and its support in particular:
- Encryption of all data stored on our servers;
- Restricting physical access to our data servers;
- We reserve access to data for certain members of staff;
- Our employees who use Personal Information are informed of the measures to follow when accessing this information. Access to this information can only be done for what is necessary for the exercise of their respective functions.
Communication of your personal information
We only communicate your Personal Information to third parties with your consent. However, we may do so without your consent in specific circumstances permitted by law. Here is an overview of certain circumstances that may require sharing of this Personal Information, as well as the measures we take to protect your Personal Information in such a circumstance.
- Subcontractors / IT service providers
- It is possible to sign a contract with subcontractors in order to provide you with a service and/or improve existing services (e.g. our lamination partner).
- The contract requires subcontractors to only use the Personal Information necessary to provide the service; refrain from disclosing or communicating Personal Information without our consent; implement rigorous security measures; allow us to audit these measures; notify us immediately in the event of a confidentiality incident; destroy the Personal Information at the end of the contract.
- To legitimate authorities
- In order to comply with an order or decision of a court, including a valid search warrant, or a regulatory authority, we may be required to provide Personal Information.
- The laws that govern these authorities require them to put measures in place to respect and preserve the confidentiality of your Personal Information. In general, we refuse to provide access if the request is not legally binding.
- To our lawyers or prosecutors
- In order to ensure our defense or assert our rights, we may communicate, in certain cases, your Personal Information.
- Both the law and the mandate letters we sign require our lawyers to protect the confidentiality of all of our communications with them.
As part of the provision of our services, we communicate your Personal Information only within Quebec.
Retention of Personal Information
We retain Personal Information about you only for the period necessary to fulfill the purpose for which it was collected and for the period necessary to protect our commercial and legitimate interests. We may need to retain them for longer periods in order to comply with legal requirements relating to, for example, employment or tax law.
Once the 6 year retention period has expired, Personal Information is destroyed. If you request destruction of your Personal Information, we will use reasonable efforts to comply with this request as quickly as possible.
Please note that for our co-contractors and our employees, we may have the right to retain certain information despite a deletion request, in order to assert our rights. If you have any questions in this regard, please contact the Privacy Officer for further information.
It is sometimes possible that statistics or reports containing de-identified or anonymized information may be retained for extended periods of time.
Cookies and Similar Technologies
Regarding the website, Offset Beauce ltée may use cookies, web beacons, log files or other technologies to collect certain personal information relating to visitors to our websites as well as on the recipients of our newsletters, invitations and other communications.
This data may include information such as:
- Your internet address (IP);
- The type of device used to view our website;
- The type of browser;
- Browser version;
- The pages of our site that you consult;
- The time and date of your visit;
- Consultation time and all other statistics.
The cookies are used in particular to retrieve search history and other information to facilitate the online browsing experience. It is important to know that activating the cookie option may, depending on the configuration chosen, allow other servers to install cookies on your system. It is possible to erase cookies from your computer's hard drive, block the creation of cookies, or receive a warning before a cookie is saved. However, in doing so, your use of our website may be affected and you may no longer have access to all of its functions.
We invite you to access the help section of your browser for more information on cookies.
Your rights
With regard to your Personal Information:
- You have the right to be informed of their use, communication, conservation and destruction. This Policy aims to do this.
- You have the right to have access to them, and in certain cases, the right to object, restrict or withdraw your consent to their use, communication, conservation and destruction upon giving reasonable notice.
- You have the right to have your Personal Information corrected if it is inaccurate or ambiguous and to have it completed when it is incomplete.
- The right to have your Personal Information deleted subject to our legal obligations.
- The right to be informed of a confidentiality incident concerning your Personal Information that may cause you serious harm. To this end, we keep a privacy breach record which lists all confidentiality incidents and we assess the damage they may cause.
To exercise these rights, you can send an email to the email address provided in the “Protection of Personal Information” section found earlier in this Policy. We will respond to your requests within 30 days of receipt, except where the law allows an extension of this period. Subject to the restrictions provided by law, in the event of refusal to provide you or correct your information, we will communicate to you the reasons supporting this refusal, information on your recourses as well as the applicable sections of the law.
If we refuse to rectify your Personal Information, we will allow you to provide written comments in your file regarding the Personal Information that was the subject of the refusal to rectify. We will also retain Personal Information that has been the subject of an access request for as long as necessary to allow us to exhaust the remedies provided by law.
Edit
We make changes to this Privacy Policy from time to time. We always indicate the date the last changes were made. If changes are significant, we will post a prominent notice on our website (including, for certain services, by email notification). The date of publication of this Personal Information protection policy is indicated at the very top of the policy.
ENGLISH VERSION
Dernière date de mise à jour : 23 septembre 2024
L’objectif de cette politique de confidentialité est d’informer les utilisateurs de notre site www.impbeauce.com des données personnelles que nous recueillons ainsi que de leur utilisation.
Impressions de Beauce inc se conforme strictement à la loi 25 du Québec en matière de protection des données personnelles.
Cette politique de confidentialité détaille également notre engagement et les mesures prises pour garantir la sécurité de vos informations personnelles.
Dans la présente Politique :
- « Renseignement personnel » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.
- « vous » réfère à vous en tant que client, fournisseur ou employé d’Impressions de Beauce ou en tant qu’utilisateur de l’un de ses services (les « Services »).
Les articles qui suivent mettent à votre disposition de l’information sur :
- La nature des Renseignements personnels que nous recueillons ainsi que les moyens par lesquels nous le faisons;
- La portée de votre consentement;
- Les mesures de sécurité et de gouvernance que nous respectons visant à les protéger;
- Les finalités de leur utilisation;
- La manière dont nous les communiquons et conservons;
- Vos droits à leur égard ainsi que la manière de les exercer.
RESPONSABILITÉ
Impressions de Beauce inc a désigné un ou des individus responsables du respect de la présente Politique.
La responsabilité de s’assurer du respect par Impressions de Beauce inc de la Politique incombe à la ou les personnes désignées, même si d’autres personnes au sein d’Impressions de Beauce inc peuvent être chargées de la cueillette et du traitement quotidiens des Renseignements personnels. D’autres personnes au sein d’Impressions de Beauce inc peuvent également être déléguées afin d’agir au nom de la ou des personnes désignées.
Protection des renseignements personnels
Le nom ou titre et l’adresse de la personne responsable des politiques et des pratiques d’Impressions de Beauce inc et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements est :
- Sophie Gagnon, adjointe administrative,
Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. 418 774-5565 poste 6
Pour toute question ou demande relative à la Politique, vous pouvez lui adresser un courriel.
CONTENU DE LA POLITIQUE
Renseignements personnels que nous recueillons
On entend par « Renseignements personnels » tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Nous recueillons uniquement les Renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir les relations que nous entretenons avec vous.
En ce qui concerne les commandes et les commandes en ligne, nous pouvons collecter :
- Votre prénom et nom, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone.
En ce qui concerne le formulaire d’ouverture de compte de client, nous pouvons collecter :
- Votre prénom et nom, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, vos références de crédit et consulter votre inscription au registraire des entreprises.
Ces informations sont collectées pour nous permettre de vous offrir un service et d’effectuer des suivis convenables avec vous lors de vos achats.
En ce qui concerne les comptes de fournisseurs, nous pouvons collecter :
- Nom de l’entité, prénom et nom du responsable, l’adresse postale, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et les coordonnées bancaires.
Ces informations sont collectées pour nous permettre d’exécuter les paiements.
En ce qui concerne les fiches de l’employé, nous pouvons collecter :
- Votre curriculum vitae, votre nom et prénom, votre adresse postale, votre numéro d’assurance sociale, votre date de naissance, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, vos coordonnées bancaires. Pour les assurances collectives : votre état de santé, le nom des actionnaires et le nom de vos bénéficiaires.
Ces informations sont collectées pour nous permettre d’exécuter les paies, de gérer le régime d’assurances collectives et de produire nos obligations fiscales.
Votre consentement
Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné aux fins et objectifs identifiés dans la présente Politique.
À cet égard, cette Politique est rédigée en des termes clairs, pour en faciliter la compréhension. Toutefois, s’il demeure des ambiguïtés, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont disponibles en haut de cette présente politique. En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, votre consentement peut être explicite et exprimé de manière expresse (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des Renseignements personnels par exemple).
Pour les Renseignements personnels recueillis au travers du site Web offsetbeauce.com, cette Politique fait office de demande de consentement. En d’autres termes, en utilisant le site Web vous consentez à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés conformément à la présente Politique. Si vous n’y consentez pas, veuillez cesser d’utiliser le site Web. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales applicables, et de la transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités de notre site Web pourraient ne plus être accessibles ou bien nous ne pourrons plus vous offrir certains de nos services.
Sécurité et gouvernance
La sécurité de l’information est une priorité pour nous. En plus des mesures administratives que nous détaillons dans les articles qui suivent, nous avons mis en place des mesures physiques et technologiques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, de leur utilisation, de leur qualité, de leur répartition et de leur support notamment :
- Le chiffrement de toutes les données qui sont stockées sur nos serveurs;
- La restriction de l’accès physique à nos serveurs de données;
- Nous réservons l’accès aux données à certains membres du personnel;
- Nos employés qui utilisent des Renseignements personnels sont informés des mesures à respecter lors de l’accès à ces renseignements. L’accès à ces renseignements ne peut se faire que pour ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions respectives.
Communication de vos renseignements personnels
Nous ne communiquons vos Renseignements personnels à des tiers qu’avec votre consentement. Toutefois, nous pourrions le faire sans votre consentement dans des circonstances précises autorisées par la loi. Voici une présentation de certaines circonstances qui pourraient nécessiter un partage de ces Renseignements personnels, ainsi que les mesures que nous prenons pour protéger vos Renseignements personnels dans une telle circonstance.
- Sous-traitants / prestataires de services informatiques
- Il est possible de signer un contrat avec des sous-traitants afin de vous fournir un service et/ou améliorer les services existants (ex. notre partenaire de laminage).
- Le contrat oblige les sous-traitants à n’utiliser que les Renseignements personnels nécessaires à la prestation du service; s’abstenir de divulguer ou communiquer les Renseignements personnels sans notre consentement; mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses; nous permettre d’auditer ces mesures; nous aviser immédiatement lors d’un accident de confidentialité; détruire les Renseignements personnels à la fin du contrat.
- Aux autorités légitimes
- Afin de nous conformer à une ordonnance ou une décision d’un tribunal, y compris un mandat de perquisition valide, ou d’une autorité de réglementation, nous pourrions être dans l’obligation de fournir des Renseignements personnels.
- Les lois qui régissent ces autorités les obligent à mettre des mesures en place afin de respecter et de préserver la confidentialité de vos Renseignements personnels. En général, nous refusons d’y donner accès dès lors que la demande n’est pas juridiquement contraignante.
- À nos avocats ou procureurs
- Afin d’assurer notre défense ou de faire valoir nos droits, il est possible que nous communiquions, dans certains cas, vos Renseignements personnels.
- Tant la loi que les lettres de mandats que nous signons obligent nos avocats à protéger la confidentialité de l’ensemble de nos communications avec eux.
Dans le cadre de la prestation de nos services, nous communiquons vos Renseignements personnels uniquement à l’intérieur du Québec.
Conservation des Renseignements personnels
Nous conservons les Renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objet pour lequel ils ont été recueillis et pendant la durée nécessaire à la protection de nos intérêts commerciaux et légitimes. Il est possible que nous devions les conserver pour des périodes plus longues afin de nous conformer à des exigences légales liées par exemple au droit de l’emploi ou de la fiscalité.
Une fois la période de conservation de 6 ans expirée, les Renseignements personnels sont détruits. Si vous demandez la destruction de vos Renseignements personnels, nous déploierons des efforts raisonnables pour faire droit à cette demande le plus rapidement possible.
Veuillez noter que pour nos co-contractants et pour nos employés, nous pourrions avoir le droit de conserver certaines informations malgré une demande de suppression, et ce afin de faire valoir nos droits. Pour toute question à cet égard, nous vous prions de vous adresser au Responsable de la protection des renseignements personnels pour de plus amples informations.
Il est parfois possible que des statistiques ou des rapports contenant des renseignements dépersonnalisés ou anonymalisés puissent être conservés pour des périodes de temps prolongées.
Témoins et technologies similaires
Concernant le site Web, Offset Beauce ltée peut utiliser des fichiers témoins de connexion (en anglais, cookies), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications.
Ces données peuvent inclure des informations telle que :
- Votre adresse internet (IP);
- Le type d’appareil utilisé pour consulter notre site Web;
- Le type de navigateur;
- La version du navigateur;
- Les pages de notre site que vous consultez;
- L’heure et la date de votre visite;
- Le temps de consultation et toutes autres statistiques.
Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l’historique de recherche et d’autres informations pour faciliter l’expérience de navigation en ligne. Il est important de savoir que, l’activation de l’option témoin peut, selon la configuration choisie, permettre à d’autres serveurs d’installer des témoins sur votre système. Il est possible d’effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin de soit enregistré. Ce faisant, votre usage de note site Web peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions.
Nous vous invitons à accéder à la section d’aide de voter navigateur pour plus d’informations sur les témoins de connexion.
Vos droits
À l’égard de vos Renseignements personnels :
- Vous avez le droit d’être informé de leur utilisation, communication, conservation et destruction. La présente Politique vise à le faire.
- Vous avez le droit d’y avoir accès, et dans certains cas, le droit de vous opposer, restreindre ou retirer votre consentement à leur utilisation, communication, conservation et destruction moyennant la transmission d’un préavis raisonnable.
- Vous avez le droit de faire corriger vos Renseignements personnels s’ils sont inexacts ou équivoques et de les faire compléter lorsqu’ils sont incomplets.
- Le droit de faire supprimer vos Renseignements personnels sous réserve de nos obligations légales.
- Le droit d’être informé d’un incident de confidentialité concernant vos Renseignements personnels et qui peut vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et nous évaluons les préjudices qu’ils peuvent causer.
Pour exercer ces droits, vous pouvez envoyer un courriel à l’adresse de courriel fournie dans la section « Protection des Renseignements personnels » que vous retrouvez plus haut dans la présente Politique. Nous répondrons à vos demandes dans les 30 jours suivants sa réception, sauf lorsque la loi permet une extension de ce délai. Sous réserve des restrictions prévues par la loi, en cas de refus de vous fournir ou corriger vos renseignements, nous vous communiquerons les motifs au soutien de ce refus, de l’information sur vos recours ainsi que les articles applicables de la loi.
Si nous refusons de rectifier vos Renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires eu égard aux Renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Nous conserverons également les Renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour nous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.
Modification
Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Si les modifications sont significatives, nous publierons un avis mis en évidence sur notre site Web (y compris, pour certains services, par le biais d’une notification par courriel). La date de publication de cette politique de protection des Renseignements personnels est indiquée tout au haut de la politique.
